Esempio: «Ricarica Demo Milano» è un'impresa di fantasia e le risposte sono inventate. Serve a mostrare cosa ricevete.

Diagnosi del lavoro · elettricista per wallbox

Ricarica Demo Milano

Come arriva un cliente, come nasce un preventivo e come si chiude un lavoro: oggi, e come può funzionare domani. Quello che segue si basa su cosa ci avete detto; dove è una nostra deduzione lo scriviamo.

1La mappa di oggi e di domani
2Cosa migliorare, in ordine
3Dati e sicurezza
4Il piano in 3 fasi
5La decisione

1 · La mappaCome funziona oggi

Parte 1 di 2 · continua →

Parte 2 di 2

Problema, con il numero dell'elenco
Attività
— — Messaggio tra cliente e impresa

Dove si perde tempo o si rischia di perdere il cliente

Il telefono squilla mentre lavora. Risponde la sera: intanto il cliente sente altre imprese detto da voi
Richiama e chiede i dati. I dati arrivano a pezzi tra audio e foto detto da voi
Scrive il preventivo la sera. Tre o quattro giorni per mandarlo detto da voi
Aspetta la risposta. Se il cliente tace nessuno lo richiama detto da voi
Scontrini e DDT nel telefono e in furgone. A fine mese si cercano i documenti per giorni detto da voi

1 · La mappaCome può funzionare domani

In verde quello che fa il sistema. Prezzi, invii e decisioni restano vostri: ogni preventivo parte solo dopo la vostra approvazione.

Parte 1 di 3 · continua →

Parte 2 di 3 · continua →

Parte 3 di 3

Lo fa il sistema
Lo fate voi o la squadra

Le due mappe sono disegnate con lo standard BPMN 2.0. I file si aprono con programmi gratuiti come Camunda Modeler o bpmn.io e restano vostri.

2 · OpportunitàCosa migliorare, in ordine

Non tutto richiede l'intelligenza artificiale: dove basta una regola o cambiare un'abitudine lo diciamo.

Priorità	Problema	Cosa ci avete detto	Soluzione	Impegno	Risultato atteso
1	Il cliente aspetta fino a sera una risposta	«Con le mani occupate non rispondo: richiamo la sera, e a volte il cliente ha già trovato un altro.» detto da voi	Assistente che risponde mentre siete in cantiere con IA Sul vostro sito, e su WhatsApp quando il numero è collegato, un assistente risponde subito, dice che è un assistente virtuale, chiede zona, lavoro, tempi e foto e vi manda la scheda pronta.	medio	Il cliente riceve una risposta subito e voi richiamate sapendo già di cosa si tratta.
1	I dati per decidere arrivano a pezzi	«Mi serve sapere box o posto auto, distanza dal contatore, potenza del contatore, ma me lo mandano a pezzi tra audio e foto.» detto da voi	Lista dei dati da chiedere prima di andare senza software Una lista breve e fissa, per il vostro mestiere, di cosa chiedere sempre prima del sopralluogo. Si usa al telefono, su WhatsApp o nell'assistente.	basso	Meno messaggi avanti e indietro e sopralluoghi decisi con le informazioni giuste.
1	Il preventivo parte dopo tre o quattro giorni	«I preventivi li scrivo la sera a casa e ci metto tre o quattro giorni a mandarli.» detto da voi	Preventivo dettato in un audio con IA Uscendo dal sopralluogo dettate lavori e prezzi in un audio. Ricevete la bozza del preventivo con le voci in ordine; le voci senza prezzo restano «da inserire». Lo controllate, lo approvate e solo allora parte.	medio	Il preventivo parte lo stesso giorno, senza riscriverlo la sera.
2	Nessun seguito ai preventivi senza risposta	«Se non rispondono non li richiamo: non ho tempo.» detto da voi	Promemoria sui preventivi senza risposta regola automatica Se il cliente non risponde, dopo i giorni che decidete voi parte un messaggio cortese. Si ferma appena il cliente risponde, accetta o rifiuta.	basso	Nessun preventivo lasciato cadere per mancanza di tempo.
2	Le richieste stanno sparse tra telefono e chat	«Mi arrivano dal passaparola e da Google; chiamano o scrivono su WhatsApp quasi sempre mentre sono in cantiere.» detto da voi	Pannello con lo stato di ogni richiesta programma Ogni richiesta ha il suo stato: nuova, sopralluogo, preventivo inviato, accettata, chiusa. Vi segnaliamo i preventivi fermi da giorni.	medio	Nessuna richiesta dimenticata in mezzo alle chat.
3	Le recensioni non si chiedono mai	«Le recensioni non le chiedo mai, me ne dimentico.» detto da voi	Richiesta di recensione a lavoro finito regola automatica A lavoro chiuso e confermato, un messaggio chiede un'opinione sincera con il link giusto alla vostra scheda Google.	basso	Più recensioni vere, senza doversene ricordare.
3	I documenti si cercano a fine mese	«Scontrini e DDT sono nel telefono e in furgone; a fine mese li cerco per giorni.» detto da voi	Scontrini e DDT ordinati per cantiere con IA Chi è in cantiere fotografa scontrini e DDT e li manda. Restano l'originale e i dati letti, ordinati per cantiere; quelli illeggibili vengono segnalati.	medio	A fine mese i documenti sono già in ordine, cantiere per cantiere.

Priorità 1 = da fare per prima. Non indichiamo ore risparmiate o clienti in più: si misurano prima e dopo, con le metriche del piano.

Impegno e impatto

Impatto ↓ Impegno →	basso	medio	alto
alto	Lista dei dati da chiedere prima di andare	Assistente che risponde mentre siete in cantierePreventivo dettato in un audio	—
medio	Promemoria sui preventivi senza risposta	Pannello con lo stato di ogni richiesta	—
basso	Richiesta di recensione a lavoro finito	Scontrini e DDT ordinati per cantiere	—

In alto a sinistra, in verde: quello che conta di più e costa meno fatica. L'impatto viene dalla priorità (1 = alto), l'impegno dalla scheda di ogni miglioramento.

I primi 4 giorni

Per cominciare: Lista dei dati da chiedere prima di andare. Pochi passi, uno al giorno.

Giorno 1. Scrivete su un foglio tutto quello che chiedete prima di decidere se andare a vedere.
Giorno 2. Tenete solo quello che serve davvero per decidere: di solito zona, lavoro, tempi e foto.
Giorno 3. Copiate la lista in un messaggio pronto nel telefono e mandatelo alla prossima richiesta.
Giorno 4. Contate quante richieste arrivano con tutti i dati al primo messaggio: è il punto di partenza da misurare.

Con le vostre parole: tempi e numeri

Quando siete in cantiere e arriva una chiamata o un WhatsApp, cosa succede? Dopo quanto rispondete di solito?: «Con le mani occupate non rispondo: richiamo la sera, e a volte il cliente ha già trovato un altro.»
Come e quando preparate il preventivo? Quanti giorni passano dal sopralluogo all'invio?: «I preventivi li scrivo la sera a casa e ci metto tre o quattro giorni a mandarli.»

Sono le vostre risposte, così come le avete date. Non aggiungiamo stime nostre di ore, euro o clienti.

3 · Dati e sicurezzaPer ogni miglioramento: che dati, che rischi, che misure

È una revisione del progetto, fatta sulla carta. Non è un controllo tecnico dei vostri computer né una certificazione. Dove manca qualcosa lo segniamo come da completare.

Assistente che risponde mentre siete in cantiere

Stato: da attivare

Dati usati: Nome, zona, descrizione del lavoro e foto della casa del cliente.
Rischi: Il cliente non capisce che parla con un'IA; dati in più del necessario nelle foto (documenti, persone); consigli tecnici pericolosi in caso di guasto.
Misure: Si presenta sempre come assistente virtuale e il cliente può chiedere una persona. Chiede solo i dati minimi. In caso di pericolo (gas, fumo, allagamento) indica il 112. Telefoni ed email vengono coperti prima di passare dal modello. Le conversazioni restano sui nostri server 30 giorni e poi si cancellano. Il fornitore del modello non le usa per addestrare i suoi modelli e ne tiene una copia al massimo 30 giorni per i controlli contro gli abusi.
Da completare: Contratto per il trattamento dei dati tra impresa e Vetta (art. 28 GDPR). Informativa privacy sul sito dell'impresa. Tempi di cancellazione delle conversazioni.

Lista dei dati da chiedere prima di andare

Stato: pronto

Dati usati: Nessun dato nuovo: solo cosa chiedere.
Rischi: Chiedere più dati del necessario (indirizzo esatto, documenti) troppo presto.
Misure: Prima del sopralluogo bastano zona, lavoro, tempi e foto. Indirizzo e dati personali solo quando si fissa la visita.

Preventivo dettato in un audio

Stato: da attivare

Dati usati: La voce del titolare, nome del cliente e luogo dei lavori, i vostri prezzi.
Rischi: Prezzi e margini sono segreti dell'impresa; un importo sbagliato in un documento che sembra completo; qualcun altro che detta un preventivo a vostro nome.
Misure: L'audio si cancella dopo la trascrizione. I conti li fa il programma, non l'IA: l'IA non inventa prezzi. La bozza è privata e parte solo dopo la vostra approvazione. Potrà dettare solo il numero che ci indicate.
Da completare: Conservazione delle versioni dei preventivi inviati.

Promemoria sui preventivi senza risposta

Stato: da attivare

Dati usati: Contatto del cliente e data del preventivo.
Rischi: Messaggi a chi non li vuole o dopo che ha già risposto.
Misure: Solo a chi ha chiesto il preventivo. Al massimo due promemoria. Si controlla la conversazione prima di inviare. Il cliente può dire basta.

Pannello con lo stato di ogni richiesta

Stato: da costruire

Dati usati: Contatti dei clienti, lavoro richiesto, stato e note.
Rischi: Accesso di altri al telefono o al computer; dati di un'impresa visti da un'altra.
Misure: Accesso con chiave personale e per ruolo (chi lavora in cantiere non vede prezzi e preventivi). Dati di ogni impresa separati. Esportazione dei contatti in un file su richiesta e alla disdetta.
Da completare: Copie di sicurezza e prova di ripristino. Tempi di conservazione.

Richiesta di recensione a lavoro finito

Stato: da attivare

Dati usati: Contatto del cliente e data di chiusura del lavoro.
Rischi: Chiedere la recensione solo ai clienti contenti o offrire qualcosa in cambio: Google lo vieta.
Misure: Si chiede a tutti i lavori chiusi, senza premi e senza chiedere «5 stelle». Un reclamo si gestisce a parte e non blocca la recensione.

Scontrini e DDT ordinati per cantiere

Stato: da costruire

Dati usati: Scontrini, DDT e fatture dei fornitori; a volte dati di persone.
Rischi: Confondere preventivo, DDT, scontrino e fattura; perdere l'originale; credere che l'archivio sostituisca la contabilità.
Misure: Si conserva sempre l'originale. Ogni documento resta del suo tipo. L'archivio aiuta a trovare, non sostituisce la contabilità. Chi lavora in cantiere può solo inviare.
Da completare: Copie di sicurezza. Tempi di conservazione dei documenti fiscali.

Come li progettiamo, per tutti i miglioramenti: ogni impresa vede solo i suoi dati; chi lavora in cantiere non vede prezzi e preventivi; se smettete, vi restituiamo contatti, preventivi e documenti in file che potete aprire. Prima di attivare un miglioramento vi diciamo per iscritto quali di queste misure sono già in funzione.

4 · Il piano3 fasi, una dopo l'altra

Se una fase è pronta prima, si passa alla successiva. La realizzazione è un'offerta separata: questo piano potete usarlo con noi, da soli o con chi volete.

Fase 1 · Rispondere subito e chiedere le cose giuste (circa 2 settimane)

Cosa si fa: Assistente che risponde mentre siete in cantiere da attivare; Lista dei dati da chiedere prima di andare.

Chi: Vetta prepara e configura; il titolare approva testi, prezzi e invii.

Cosa serve:

Testi e zone approvati dal titolare. Per WhatsApp: verifica del numero e del collegamento ufficiale.
Mezz'ora con il titolare per scegliere le domande.

Quando è fatta:

Dieci conversazioni di prova finite con la scheda corretta; il titolare approva i testi.
La lista è scritta e il titolare la approva.

Cosa misuriamo:

Tempo tra il primo messaggio del cliente e la scheda arrivata al titolare.
Richieste con tutti i dati minimi al primo contatto, su 10.

Fase 2 · Preventivi più veloci e niente richieste dimenticate (circa 4 settimane)

Cosa si fa: Preventivo dettato in un audio da attivare; Promemoria sui preventivi senza risposta da attivare; Pannello con lo stato di ogni richiesta da costruire.

Chi: Vetta prepara e configura; il titolare approva testi, prezzi e invii.

Cosa serve:

Le vostre voci ricorrenti e come fatturate (regime, IVA). Il numero da cui dettate.
Testo e giorni approvati dal titolare. Su WhatsApp: modelli di messaggio approvati e regole del canale.
Accesso personale del titolare. Decidere chi altro può vedere il pannello.

Quando è fatta:

Cinque preventivi reali preparati da audio e approvati dal titolare con poche correzioni.
Prova con risposta prima del promemoria: il promemoria non parte.
Le richieste di due settimane sono tutte nel pannello con lo stato giusto.

Cosa misuriamo:

Giorni tra sopralluogo e invio del preventivo; correzioni per bozza.
Preventivi con una risposta (sì o no) entro 15 giorni, su 10.
Richieste senza stato aggiornato da più di 7 giorni.

Fase 3 · Chiudere bene: documenti e recensioni (circa 4 settimane)

Cosa si fa: Richiesta di recensione a lavoro finito da attivare; Scontrini e DDT ordinati per cantiere da costruire.

Chi: Vetta prepara e configura; il titolare approva testi, prezzi e invii.

Cosa serve:

Link della scheda Google dell'impresa.
Elenco dei cantieri aperti. Decidere chi può inviare.

Quando è fatta:

Il messaggio parte solo per lavori segnati come chiusi.
Un mese di documenti di un cantiere tutti archiviati e controllati.

Cosa misuriamo:

Recensioni nuove al mese.
Documenti da cercare a fine mese.

5 · La decisioneQuanto costa se lo facciamo noi

Con Vetta Ufficio, piano Completo. Prezzi senza IVA: Vetta applica il regime forfettario.

Attivazione, una volta490,00 €

Canone199,00 €/mese

Primo anno, piano Completo2.878,00 €

Se entro 60 giorni dalla consegna ci chiedete di attivare Vetta Ufficio, quello che avete pagato per la diagnosi si scala dall'attivazione.

Senza costo, da fare subito: Lista dei dati da chiedere prima di andare.

Prezzo da definire (non è nel piano): Scontrini e DDT ordinati per cantiere da costruire. Ve lo diciamo prima, per iscritto.

Quando si ripaga

Diteci quanto vi resta in media da un lavoro, tolti materiali e manodopera: calcoliamo quanti lavori in più (o non persi) servono per ripagarlo. Contiamo il margine, non il fatturato, e non sommiamo due volte tempo e incassi.

Da chiarire insieme

Quante richieste arrivano in un mese normale (da contare per due settimane).