Il problema non è la competenza. È la carta.
Ogni studio conosce la scena: la fattura arriva come foto storta su WhatsApp, l'estratto conto come "Nuovo documento 2.pdf", le buste paga in uno ZIP senza nome. Qualcuno — di solito la persona più cara dello studio — passa ore a decifrare, rinominare, smistare.
Tempo invisibile
Lo smistamento non compare in nessuna fattura, ma esce dal margine ogni settimana. Un documento cercato due volte è un costo che nessuno registra.
Mancanti scoperti tardi
Il documento che manca si scopre quando serve — a ridosso della scadenza. E il sollecito urgente rovina il rapporto con il cliente.
Archivio a memoria
Ognuno archivia a modo suo. Quando la persona che "sa dove sono le cose" è assente, lo studio rallenta.
Come lavora, in cinque atti
Riceve
I vostri clienti inviano i documenti come già fanno: email, foto, PDF, cartella condivisa. Nessuna app da far installare, nessuna abitudine da cambiare — l'ordine arriva dall'altra parte.
Riconosce
Fattura, estratto conto, F24, busta paga, corrispettivi, CU, ricevuta, contratto: Clara identifica la tipologia di ogni documento, anche dentro uno ZIP o un PDF multiplo.
Ordina
Rinomina ogni file con una convenzione uniforme — cliente, tipologia, periodo — e lo archivia nella cartella giusta. Il duplicato lo scarta, la foto illeggibile la segnala e chiede il reinvio.
Rileva
A ogni consegna aggiorna la lista di ciò che manca per chiudere il mese di ogni pratica — prima che diventi urgente, non dopo.
Prepara
Scrive i solleciti ai clienti nel tono del vostro studio. Partono solo dopo la vostra approvazione: voi decidete, lei lavora.
Così arrivano. Così li lascia.
IMG_4832.jpg
Nuovo documento 2.pdf
scontrini giugno.zip
doc scannerizzato (3).pdf
WhatsApp Image 2026-06-14.jpegDAPEPPE_FATT-ACQ-METRO_2026-06
BEAUTYLAB_BUSTEPAGA_2026-06
ROSSI_RICEVUTE-SPESE_2026-06
DAPEPPE_EC-INTESA_2026-06
ROSSI_F24-QUIETANZA_2026-06La convenzione è concordata con lo studio all'installazione — e si rispetta da sola, a ogni consegna.
Una settimana di Clara, documentata
Abbiamo fatto lavorare Clara su una settimana simulata: 3 clienti fittizi, 24 documenti arrivati come capitano davvero — foto storte, ZIP, duplicati, un F24 illeggibile. Questo è il consuntivo:
Gli altri 2? Un duplicato scartato e una foto illeggibile con il reinvio già richiesto. Nessun documento si perde in silenzio: ciò che non è certo finisce in revisione, mai nel dimenticatoio.
Ogni venerdì, il Business Pulse
Una pagina, non un gestionale da imparare: la settimana documentale dello studio in numeri verificabili. Arriva ogni venerdì alle 16:00 — prima del weekend, non dopo.
Documenti archiviati
Quanti, di che tipo, per quale cliente.
Mancanti per chiudere
La lista esatta, pratica per pratica.
Solleciti pronti
Scritti, in attesa della vostra approvazione.
Ore recuperate
Misurate sul vostro studio, non stimate.
È la differenza tra chiudere la settimana e subirla.
Il metodo VettaCosa fa — e cosa non fa
Un lavoratore digitale serio ha confini dichiarati. Questi sono i suoi.
Clara fa
- Riceve e riconosce documenti da email, foto, PDF, ZIP
- Rinomina con convenzione uniforme e archivia
- Scarta i duplicati, segnala gli illeggibili
- Rileva i mancanti di ogni pratica
- Prepara solleciti nel tono dello studio
- Consegna il Business Pulse ogni venerdì
Clara non fa
- Non registra in contabilità né tocca il gestionale
- Non invia nulla ai clienti senza approvazione
- Non prende decisioni professionali
- Non presta consulenza fiscale né legale
- Non usa mai la PEC dello studio
- Non conserva nulla oltre la chiusura: cancellazione totale entro 7 giorni
I documenti dei vostri clienti, custoditi come i vostri
Server dedicato in Germania (UE)
Elaborazione in locale: i contenuti non passano per servizi esterni e non escono mai dall'infrastruttura. Nessun tracciante di terze parti.
DPA prima di tutto
L'accordo sul trattamento (art. 28 GDPR) si firma PRIMA che Clara riceva anche un solo documento. Ve lo inviamo noi, precompilato, da controfirmare.
Ogni invio è approvato
Clara prepara, lo studio decide. Ogni azione resta registrata in un registro consultabile.
Cancellazione certificata
Se il pilota si chiude, cancellazione totale di tutto entro 7 giorni. Nessun vincolo, nessuna copia residua.
Il percorso completo, scritto per essere verificato da un professionista: vettamilano.com/sicurezza
L'installazione: 10 minuti, risultati in 7 giorni
Attivazione online
Compilate il modulo, scegliete le 3 pratiche o clienti del pilota — ideale quella che oggi vi ruba più tempo. Pagamento sicuro via Stripe, €79.
Casella dedicata + DPA
Ricevete la casella documentale dello studio e il DPA precompilato da controfirmare. Da quel momento, i documenti che arrivano vengono ordinati.
Primo Business Pulse
Il primo report con i numeri del VOSTRO studio: archiviati, mancanti, solleciti pronti, ore recuperate. Se i numeri non reggono, si chiude lì.
Il conto, senza asterischi
| Clara | Gestionale tradizionale | Assunzione part-time | |
|---|---|---|---|
| Costo | €149/mese, disdicibile sempre | €1.000+ l'anno, vincoli annuali | €700+/mese + contributi |
| Ordina da solo | Sì — riceve, rinomina, archivia | No — riceve e basta | Sì, nelle ore di lavoro |
| Rileva i mancanti | A ogni consegna | No | Se qualcuno controlla |
| Orario | Sempre, anche di notte | Sempre (ma passivo) | Part-time |
| Da imparare | Niente: i clienti inviano come sempre | Formazione per tutto lo studio | Inserimento e gestione |
| Report settimanale | Business Pulse ogni venerdì | No | Da chiedere |
Se Clara recupera anche solo 10 ore al mese di smistamento, a qualsiasi tariffa professionale il pilota si ripaga la prima settimana. Il primo Pulse vi dà le ore reali — misurate, non promesse.
Domande frequenti
Serve installare qualcosa? I clienti devono cambiare abitudini?
No. Lo studio inoltra o deposita i documenti come ha sempre fatto — una casella dedicata o una cartella condivisa — e l'ordine arriva dall'altra parte. I vostri clienti non si accorgono di nulla, se non che nessuno li rincorre più all'ultimo momento.
Dove finiscono i documenti?
Su un server dedicato in Germania (UE), elaborati in locale, senza passaggi per servizi esterni. DPA art. 28 GDPR firmato prima di qualsiasi documento; cancellazione totale entro 7 giorni dalla chiusura. Il dettaglio: sicurezza dei dati.
E se Clara sbaglia a classificare?
Ciò che non è certo non viene archiviato a caso: finisce in una coda di revisione, segnalata nel Pulse. Il duplicato si scarta, l'illeggibile genera una richiesta di reinvio. Mai una perdita silenziosa.
Il sollecito parte da solo?
Mai. Clara lo prepara nel tono del vostro studio; parte solo dopo la vostra approvazione, e ogni invio resta registrato.
Cosa succede dopo il mese di pilota?
Decidete voi, con il Business Pulse davanti: se i numeri convincono, il servizio completo è €149/mese, disdicibile in qualsiasi momento. Se non convincono, ci scrivete e il rinnovo si ferma: vi avvisiamo per email prima del primo addebito.
Possiamo parlarne al telefono?
Lavoriamo per iscritto, per scelta: tutto ciò che vi diciamo — prezzi, garanzie, sicurezza — resta documentato, e vi rispondiamo in poche ore senza incastrare agende. Fateci tutte le domande che avete: studio@vettamilano.com.
Un mese. Tre pratiche. €79.
Disdetta libera, nessuna telefonata, nessun vincolo. A 7 giorni il primo Business Pulse con i numeri del vostro studio — e decidete con quelli.
Preferite prima un'analisi? La diagnosi documentale gratuita: tre osservazioni concrete sul vostro studio, per iscritto, in 48 ore.