La convenzione: tre campi, un ordine fisso
Tre informazioni, sempre nello stesso ordine: chi, che cosa, di quando. Tutto il resto — chi l'ha inviato, quando è arrivato, che umore aveva lo scanner — non entra nel nome.
Perché ANNO-MESE è la scelta decisiva
Il periodo in formato 2026-06 (anno-mese) fa sì che l'ordinamento alfabetico delle cartelle diventi automaticamente cronologico, su qualsiasi sistema — Windows, Mac, cloud, gestionale. Nessun software da configurare: è matematica dei nomi.
Prima e dopo
| Arriva così | Diventa così |
|---|---|
| IMG_4832.jpg | DAPEPPE_FATT-ACQ_2026-06 |
| Nuovo documento 2.pdf | ROSSI_F24_2026-06 |
| scontrini giugno.zip | BEAUTYLAB_RICEVUTE_2026-06 |
| estratto_conto_giu.pdf | DAPEPPE_EC-INTESA_2026-06 |
Il nome nuovo risponde da solo alle tre domande che si fanno davanti a un archivio: di chi è, che cos'è, di che periodo è.
Le regole d'oro
Maiuscole e trattini, niente spazi
I nomi sopravvivono a email, ZIP e sistemi diversi. Lo spazio è il primo carattere che i sistemi rompono.
Sigle corte per i tipi, elenco chiuso
FATT, EC, F24, BUSTEPAGA, CU, CONTRATTO. L'elenco si scrive una volta nel manuale dello studio e non si improvvisa: se ognuno inventa le sue sigle, la convenzione muore in un mese.
Mai la data di oggi
Conta il periodo del documento, non quando è arrivato. La fattura di giugno arrivata a settembre si chiama comunque 2026-06.
Le eccezioni si scrivono
Se un cliente ha regole speciali, vanno nel manuale — non nella memoria di chi archivia. La convenzione deve sopravvivere alle ferie e ai cambi di personale.
Il punto debole: la costanza
Ogni studio che prova una convenzione la ama per due settimane. Poi arriva la settimana di scadenze, si archivia «per ora così», e l'archivio torna a essere una zona franca. La convenzione non fallisce per design: fallisce per manutenzione.
È esattamente il tipo di lavoro che ha senso delegare: Clara applica la convenzione a ogni documento in arrivo, sempre uguale, senza settimane storte — e i vostri clienti non devono cambiare nessuna abitudine: continuano a inviare come sempre, l'ordine arriva dall'altra parte.
Le sigle e gli esempi sono illustrativi; la convenzione operativa si adatta al manuale interno di ogni studio. Divulgazione operativa, non consulenza.
Reinier Berrillo — fondatore di Vetta Milano. Firma ogni guida e legge ogni risposta: dietro studio@vettamilano.com c'è una persona, non una coda di ticket. Chi siamo →
La convenzione, applicata da sola
Clara rinomina e archivia ogni documento in arrivo con la convenzione del vostro studio. Pilota di un mese, 3 pratiche, €79.