La convenzione
Tre campi, un ordine fisso: CLIENTE_TIPO_PERIODO
| Arriva così | Diventa così |
|---|---|
| IMG_4832.jpg | DAPEPPE_FATT-ACQ_2026-06 |
| Nuovo documento 2.pdf | ROSSI_F24_2026-06 |
| scontrini giugno.zip | BEAUTYLAB_RICEVUTE_2026-06 |
| estratto_conto_giu.pdf | DAPEPPE_EC-INTESA_2026-06 |
Il periodo in formato ANNO-MESE (2026-06) è la scelta decisiva: l'ordinamento alfabetico delle cartelle diventa automaticamente cronologico, su qualsiasi sistema.
Le regole d'oro
- Maiuscole e trattini, niente spazi: i nomi sopravvivono a email, ZIP e sistemi diversi.
- Sigle corte per i tipi: FATT, EC, F24, BUSTEPAGA, CU, CONTRATTO. Un elenco chiuso, scritto una volta nel manuale dello studio.
- Mai la data di oggi: conta il periodo del documento, non quando è arrivato.
- Le eccezioni si scrivono: se un cliente ha regole speciali, vanno nel manuale — non nella memoria di chi archivia.
Il punto debole: la costanza
Ogni studio che prova una convenzione la ama per due settimane. Poi arriva la settimana di scadenze, si archivia «per ora così», e l'archivio torna a essere una zona franca. La convenzione non fallisce per design: fallisce per manutenzione.
È esattamente il tipo di lavoro che ha senso delegare: Clara applica la convenzione a ogni documento in arrivo, sempre uguale, senza settimane storte — e i vostri clienti non devono cambiare nessuna abitudine: continuano a inviare come sempre.
Di Reinier Berrillo, fondatore di Vetta Milano · 18 luglio 2026 · chi scrive